La papelería corporativa es utilizada por las empresas e instituciones para la comunicación escrita interna o para propósitos oficiales y comerciales. Son aquellos elementos gráficos tales como cartas, tarjetas de visita, sellos, facturas, sobres, que se caracterizan por su uso funcional, con una finalidad específica. Hoy nos vamos a enfocar en la primera; la hoja carta.
La hoja carta con membrete no sólo representa a una institución o compañía. Añade formalidad y profesionalismo al mensaje que transporta. Un papel en blanco muestra cierto nivel de improvisación y un documento importante impreso en una hoja blanca carece la seriedad aparente. Cuando la hoja incluye membrete está ofreciendo -además- la confianza indispensable, en muchas ocasiones, para proceder a concretar la venta o contratación de sus servicios. El membrete que aparece en los presupuestos, las facturas, declaraciones, propuestas o cartas. facilitará obtener la información básica de contacto y permitiendo de manera ágil a los clientes resolver cualquier duda inmediatamente.
Se trata de una inscripción impresa en la parte superior (también a veces inferior o laterales) del papel de escribir que indica el nombre, logotipo o señas de una persona, oficina, entidad, empresa, etc. Una hoja de papel que posee membrete se le llama hoja membretada o papel membretado. Carta membretada en el caso de una carta. En documentos oficiales, según la normativa de cada país, un membrete puede incluir o no cierta información. Es parte de un juego de piezas de la papelería básica de cualquier institución formal y seria.
¿Cómo hacer una hoja con membrete? El tipo de papel más utilizado para la impresión de hojas membretadas es el papel bond, se trata de un papel con alta porosidad que absorbe la tinta de forma adecuada pero que tiene la cualidad de que puede escribirse sobre este fácilmente. La hoja membretada o papel membrete (de membrete, que probablemente proviene del cruce de marbete y membrar) es aquel que incluye información que nos explica quién es el autor o de dónde surge o el origen del documento.
La hoja de papel bond con membrete es una hoja a la que se le añaden los datos e información de contacto de su titular. Es el papel con el que una institución, empresa o un profesional autónomo se presenta formalmente ante su público. Generalmente, se incluye lo siguiente: Logotipo, nombre de la empresa, dirección postal, contacto telefónico, correo electrónico, redes sociales y la URL de su sitio web.
La hoja de papel tamaño carta tiene una larga historia, la mayoría de esta no se ha documentado. El dato más confiable de su origen viene del año 1921, cuando se definió este tamaño para reducir el desperdicio de papel. Pero, ya en la década de 1980 fue adoptado como normativa nacional por el gobierno de los Estados Unidos de América y se volvió normativa oficial en el año de 1992 con la publicación ANSI/ASME Y 14.1 misma que se volvió a revisar en los años de 1995, 2005, 2012 y 2022.
La hoja de papel bond de tamaño carta obedece a la normativa de la American National Standards Institute ANSI A que mide 279.4 milímetros por 215.9 milímetros (8.5" x 11") y que posee una relación de aspecto de 1: 1.2941. Para la normativa de la Organización Internacional de Normalización ISO será el tamaño A4 que mide 210 milímetros por 297 (8.27" x 11.69). El tipo de papel que puede utilizarse para producir hojas membretadas puede ser papel fabricado con 100% de pasta química o mezclas de pasta química con pasta mecánica o mezclas de papel reciclado, también puede incluir algunas fibras secundarias adicionales. Además de poseer gramajes que pueden ir en el rango de los 50 a 80 gramos por metro cuadrado. También podría ser algo más seco que el papel offset natural para evitar fallas en las impresoras láser y fotocopiadoras. El papel bond, es fabricado totalmente con fibras de eucalipto blanqueadas, por lo que es ecológico y de bajo costo; puede tener un tratamiento adicional para añadirle color o una blancura superior, con lo que incrementa su costo, pero brinda resultados óptimos en todo tipo de impresiones.
Es muy común que la hoja carta reciba un formato para su caja de texto llamado cuartilla, que es una medida de escritura. Esta recibe su nombre por ser la cuarta parte de un pliego de papel. Un pliego se divide en dos folios, cada folio se divide en dos cuartillas y cada cuartilla se divide en dos octavillas o media cuartilla. Lo más común será que la cuartilla conserve estas características:
Los márgenes; superior e inferior de la hoja de papel carta deben tener un mínimo de 2.54 centímetros y no más de 3 centímetros; los márgenes derecho e izquierdo deben tener un mínimo de 2 cm. y no más de 2.54 cm. la hoja debe contener de 20 a 25 renglones o líneas; los renglones o líneas deben estar separados a una distancia de espacio y medio o doble espacio; la tipografía debe ser Times Nuevo Romano de 12 puntos u otra tipografía de dimensiones equivalentes. La cuartilla académica puede tener un promedio de mil 800 caracteres o también entre 200 y 250 palabras.
Con esto en mente, ya sabrás que la caja de texto de la hoja con membrete deberá estar libre de elementos gráficos que puedan producir dificultad para su lecturabilidad. Piénsalo dos veces antes de agregar algún elemento de diseño al interior de la caja de texto, y en el caso de ser inevitable asegurate de que su color e intensidad sean tan bajos que no sea percibido por los equipos de fotocopiado o algunos scanners pues se van a tapar textos o datos importantes durante los procesos de copiado. Te sugiero imprimir algunas hojas de prueba, agregar texto en la caja de texto y luego hacer fotocopias para verificar que no se hagan manchas que oculten el contenido de los textos. Éxitos totales.
Que estés bien,
